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2次会内容決定までの打ち合わせー管理人の体験談

◆彼の会社(=私の前の会社)で、幹事の方と。
この会社は、私も7月まで5年間もいて知り合いもたくさんいるので、予定の時間より30分早めに行って、挨拶まわりをしました。私がお世話になった部長さんとか(お祝い頂いてしまいました〜)、彼の上司(さらに私の昔の上司(笑))とか、単なる友達とか。社内の様子は随分と変わっていましたが、ここに自分もいたんだなあ、と思うと、すぐにまた溶け込めそうな雰囲気はありました。
時間になったので、予約していた会議室へ。(こんなことに使って良いんでしょーか?(笑))
幹事の方、及びお手伝いして下さるスタッフの方達と、2時間くらいの打ち合わせをしました。

まず問題になったのが招待客の確認方法。会社には運良く各自メールIDがあるので、社内の人にはメール→確認後、招待状(会場地図の載ったペーパー)、それ以外の人には会場地図の載った往復ハガキ、にすることにしました。ちなみにこれを作るのは私。
続いて、当日の話へ。
私達の希望を言って、具体的に何をするか(ケーキカットとか、ゲームとか…)話し合って、どういう流れにするかも大体で決めました。どうしたら1番良いか、皆が真剣に考えてくれて嬉しかったです。
司会や乾杯の挨拶を誰に依頼するかは、結構悩みましたね。会社の人が多いとはいえ、昔の同級生や他の友人も来るので、余り社内で盛り上がっては面白くないでしょうし。司会は幹事、と思いがちですが、当日は影でいろいろ動く人も必要なので、必ずしも出来るわけではないのです。
それにしても、幹事及びスタッフをやって下さる方々には、すごく時間割いてもらって、実に多大に迷惑掛けちゃうんだなあ、と改めて思いました。(そういえば私が友達に頼まれて2次会スタッフをやった時も、毎週末つぶれていましたっけ。)本当に、本当に、感謝、感謝です。

◆2次会の会場で、2次会の幹事の方、「ノベル(プロデュース会社)」と。
まずは幹事の方に会場の中を案内。受付とか、クロークや控え室になる部屋とかをチェックしました。次に詳しい内容の話し合い。
私達は当日、オーストラリアでの挙式のビデオを流す予定なのでビデオと、2人の生い立ちをプレゼン風に紹介するためのMacを持ち込みます。それらを映し出すプロジェクタとスクリーン、その配線について…まあ、これは彼と幹事の方はプロなんで、すっかりお任せ。
受付でポラロイドで出席者全員の写真を撮って、コメント入れてもらって…ありがちだけど、貰うとやっぱり嬉しいです。
ケーキカット用のケーキは、皆が楽しめるようなものに…ノベルさんにはいろいろ良いアイデアを貰いました。最終的に残ったのは、真っ白い四角いケーキに、デコレーション(イチゴ、チョコペンなど)は招待客の方にやってもらうというもの。
「汚くないですかね、皆が手を触れると」
「直に触れないように工夫しましょ」
「みんな、やってくれるかしら」
「大丈夫。最後は私の方で綺麗にまとめるから。ずっと見張ってますよ(笑)」
ということで、ノベルの方にお任せ。
だんだん話が具体的になって、なんだかとっても楽しみになってきました。

◆おまけ。招待状作り。
挙式のためにオーストラリアへ出発する前日。
「ああ、これで私も嫁いでしまうのね…とうとう本当にウェディングドレスを着るのね… 」などと浸っている暇もなく、今日は1日、2次会の招待状作りをしてしまいました。
招待状といっても往復ハガキなんですが、会社以外のメールで確認できない招待客、約50人に送らないといけません。何でもっと早くやらないんだ?という非難の声が聞こえそうですが、会場の地図が今日まで手に入らなかったんですよ〜、ひゅるるる〜。
返信ハガキの文面とか、いざ書くとなると迷ってしまったりするものです。おまけに「文字だけじゃね…」などと、ついついカットも入れた凝りに凝ったレイアウトになったりして。おかげでほぼ満足のいくものになりました。
明日は成田空港で往復ハガキの折り目を入れて、投函します!

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